Por Juan Damia, CEO de CSA Latam

Como profesionales de data analytics, nuestra misión es simplificar la toma de decisiones. Para esto, debemos presentar la información de manera directa, eficiente en tiempo y clara, con el objetivo de eliminar la confusión y asegurarnos de que los datos cuenten una historia convincente. Pero para poder lograrlo, es necesario tener en cuenta ciertos pasos claves.

El punto de partida inicial es el análisis de datos: este paso implica un examen exhaustivo de la información en bruto para extraer insights significativos. Este proceso va más allá de simplemente mirar números; se trata de comprender los patrones subyacentes, tendencias y anomalías que pueden informar la toma de decisiones. Los analistas suelen comenzar con una pregunta amplia y progresivamente enfocan su atención a través de una serie de indagaciones específicas, y a partir de ellas, arman tablas, cruzan datos, descartan y suman información. Todo este recorrido da como resultado la creación de un contexto sobre la información que se está analizando, a partir de un proceso iterativo que ayuda a refinar su comprensión y descubrir insights accionables.

Uno de los principales desafíos en este análisis es el volumen y la complejidad. Los analistas deben ser hábiles en la gestión de datos: limpiar, transformar y organizarlos para que puedan ser analizados de manera efectiva. También necesitan ser expertos en el uso de herramientas y técnicas analíticas, desde métodos estadísticos básicos hasta algoritmos avanzados de aprendizaje automático. Además, deben poseer habilidades de pensamiento crítico para interpretar correctamente los resultados y la creatividad para explorar diferentes ángulos.

El desafío de reportar historias

Cuando se habla de reportar, siempre nos referimos a hacerlo a un tercero, paso posterior, y esencial, al análisis profundo y exhaustivo. En este sentido, la importancia de reportar historias simples de entender es que la audiencia no pasó por todo el proceso mediato de análisis que recorrió el analista que realizó el reporte y, por lo tanto, carece del contexto adecuado. Este es el principal desafío que se presenta en el storytelling.

El objetivo de este segundo paso es lograr comunicar las conclusiones derivadas del análisis de datos a los stakeholders. Los reportes pueden adoptar diversas formas, desde documentos escritos y presentaciones hasta dashboards y visualizaciones. Independientemente del formato, el objetivo sigue siendo el mismo: contextualizar de manera correcta y transmitir todo el proceso y trabajo de horas y horas, llevado a cabo por el analista, de manera clara, concisa y accionable.

El reporte efectivo requiere la capacidad de destilar datos complejos en puntos clave. Esto implica seleccionar los datos más relevantes, resaltar tendencias significativas y proporcionar contexto para los hallazgos. A diferencia del análisis, que prospera con el detalle y la complejidad, el reporte demanda simplicidad y claridad. El desafío es presentar la información esencial, de manera clara sin abrumar a la audiencia con demasiados detalles, entendiendo que ellos no cuentan con el contexto previo.

Por esta razón, la elección de herramientas debe alinearse con los objetivos del reporte y las preferencias de su audiencia, y éste debe incluir suficiente contexto e información de fondo para que los hallazgos sean comprensibles y accionables. Esto, a menudo, significa traducir detalles técnicos en un lenguaje sencillo, usar recursos visuales para ilustrar puntos y proporcionar explicaciones narrativas que los conecten.

Los reportes efectivos están diseñados para su audiencia. Esto significa entender quiénes son los stakeholders, cuáles son sus prioridades y preocupaciones, y cómo prefieren recibir la información. Para evitar posibles brechas, los analistas deben dominar el arte de contar historias. Una narrativa bien elaborada puede guiar a la audiencia a través de los datos, destacando los insights clave y explicando la importancia de cada hallazgo. Este enfoque narrativo ayuda a asegurar que el mensaje deseado se transmita.

Por último, es importante entender que el objetivo es el elemento fundamental de cualquier dashboard. A diferencia de los tradicionales, que podrían simplemente indicar un elemento fundamental, los dashboards de meta-analítica deben definir claramente el objetivo general de la empresa, que debe ser específico y tangible.

En este sentido, el flujo de la historia es esencial ya que actúa como la trama de una novela, guiando a los usuarios a través de los datos de una manera lógica y convincente. Para esto, es necesario delinear la historia que el dashboard va a contar, identificando los puntos clave: el escenario (estado actual), la trama (tendencias de los datos), el conflicto (problemas u oportunidades) y la resolución (acciones a tomar).

Cada sección del documento debe llevar naturalmente a la siguiente, ayudando a los usuarios a entender el contexto y las implicaciones. El diseño del flujo de la historia debe funcionar independientemente de las salidas de los datos y la narrativa debe seguir siendo relevante e informativa incluso cuando estos cambian.

Siguiendo estos pasos, se pueden crear dashboards que no solo presenten información, sino que también cuenten una historia convincente, impulsando decisiones informadas y acciones impactantes. Aprovechar el poder de la narrativa es esencial para elevar los reportes, que estos transmitan la información de manera clara y, por lo tanto, potencien los desarrollos para alcanzar los objetivos.

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